Behandlingsansvarleg
Direktøren ved Kontoret for valdsoffererstatning (KFV) er ansvarleg for behandling av personopplysningar der KFV sjølv bestemmer formålet med behandlinga av opplysningane, og dei verkemidla KFV nyttar til dette. I personvernerklæringa vår kan du lese meir om korleis vi samlar inn og lagrar personopplysningar, og til kva formål dette blir gjort.
Spørsmål om personvernerklæringa kan sendast til postmottak@voldsoffererstatning.no og merkjast med «Personvernombodet» i emnefeltet.
Omgrepsavklaring
Personopplysningar er alle opplysningar og vurderingar som kan knytast til deg som enkeltperson. Typiske personopplysningar er namn, adresse, telefonnummer, e-post og fødselsnummer. Eit bilete blir rekna som ei personopplysning dersom personar kan kjennast igjen, og lydopptak kan vere personopplysningar sjølv om ingen namn blir nemnde i innspelinga. Biometri, slik som fingeravtrykk, irismønster og hovudform (for å kjenne igjen ansikt) er òg personopplysningar.
Sensitive personopplysningar følgjer av personvernforordninga artikkel 9 og 10. Desse er opplysningar om rasemessig eller etnisk opphav, politisk oppfatning, religion, filosofisk overtyding, fagforeiningsmedlemskap, genetikk, biometriske opplysningar som har til formål å identifisere nokon, helseopplysningar, opplysning om seksuelle forhold, seksuell legning, straffedommar og lovbrot.
Behandling av personopplysningar inneber alle former for handtering av personopplysningar, irekna innsamling, analyse, registrering og oppbevaring.
Når samlar Kontoret for valdsoffererstatning inn personopplysningar?
Kontoret for valdsoffererstatning behandlar personopplysningar i desse tilfella:
- når vi får ein søknad om valdsoffererstatning
- når vi får ein skriftleg førespurnad
- når vi får ein klage
- når det blir sendt innsynskrav inn til oss etter forvaltningslova § 18
- når den elektroniske søknaden blir lagra før han er send inn
- når det blir søkt jobb hos oss
- når det er sakleg behov for fleire opplysningar i samband med behandling av søknader
Behandling av personopplysningar
Når Kontoret for valdsoffererstatning behandlar personopplysningar, er det på bakgrunn av eit samtykke eller ein særleg heimel. Opplysningane blir nytta for å kunne behandle søknader om valdsoffererstatning og saker om regress mot skadevaldarar.
Når vi får ein søknad, blir kontaktinformasjon inkludert personnummer lagra i saksbehandlingssystemet vårt. Dersom det er nødvendig for å kunne gjennomføre oppgåvene våre, behandlar vi òg opplysningar om lovbrot, helseopplysningar, NAV-mapper, politidokument, opplysningar om arbeidsforhold og liknande. Dersom vi stiller spørsmål i samband med ei sak, vil vi informere om det er ei rettsleg plikt til å gi oss opplysningane vi ber om.
Vi nyttar e-post for å utføre arbeidsoppgåvene våre. E-post vi har fått, skal slettast når dei ikkje lenger er nødvendige for den daglege oppgåveløysinga vår. I praksis inneber dette at slik e-post vanlegvis ikkje skal lagrast lenger enn eitt år. Vi frårår likevel på det sterkaste å sende sensitive personopplysningar over ukryptert e-post. Vi skannar inn- og utgåande e-post for virus og skadevare for å sikre integriteten, konfidensialiteten og tilgjengelegheita i systema våre som behandlar personopplysningar. Jf. personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav c.
Behandlingsgrunnlaget vårt er personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav a og e og forvaltningslova § 17. Dersom det er tale om sensitive personopplysningar, er behandlingsgrunnlaget vårt personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav a og e jf. artikkel 9 nr. 2 bokstav a og forvaltningslova § 17.
Etter arkivlova § 6 har Kontoret for valdsoffererstatning arkivplikt gjennom å vere eit offentleg organ. Det inneber at m.a. at saksdokument blir lagra i eit arkiv på ubestemt tid.
Særleg om jobbsøkjarar
Dersom du søkjer jobb hos Kontoret for valdsoffererstatning, treng vi å behandle opplysningar om deg for å vurdere søknaden din. Tilsetjingsprosessen inneber behandling av dei opplysningane du oppgir til oss gjennom dokumenta du sender oss, mellom anna søknad, CV, vitnemål og attestar. I tillegg til eventuelle intervju kan vi òg gjennomføre eigne undersøkingar, typisk samtalar med referansane til jobbsøkjaren.
For å vurdere innsend dokumentasjon, gjennomføre intervju og ringje referansar er behandlingsgrunnlaget personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav b. Denne føresegna tillèt oss å behandle personopplysningar når det er nødvendig for å gjennomføre tiltak på oppmoding frå jobbsøkjaren før ein avtale blir inngått. Ved å søkje på stillinga og laste opp dokument reknar vi jobbsøkjaren for å ha bede oss vurdere innsend dokumentasjon, gjennomføre intervju og ringje referansar med sikte på å inngå ein arbeidsavtale.
Dersom vi gjer eigne undersøkingar ut over dette, til dømes å kontakte nokon som har utferda ein attest, men som ikkje er oppgitt som referanse, er behandlingsgrunnlaget for slike undersøkingar personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillèt oss å behandle opplysningar som er nødvendige for å vareta ei rettkommen interesse som veg tyngre enn omsynet til den enkelte sine interesser eller grunnleggjande rettar og fridommar. Den rettkomne interessa er å finne rett kandidat til stillinga.
Kontoret for valdsoffererstatning bruker jobbsøkjarportalen Jobbnorge til å administrere innsende søknader på dei ledige stillingane våre. Opplysningar som blir lagde inn der, blir sletta etter eitt år.
Rett til innsyn
Du kan når som helst be om å sjå opplysningane som vi har lagra om deg, jf. forvaltningslova § 18. Dersom du meiner at opplysningane om deg er feilaktige, kan du få desse endra i kraft av personvernforordninga artikkel 16.